Die SUCCESS-Formel von IBCS®: Baustein "STRUCTURE" - Inhalt gliedern

Im September haben wir den Baustein SAY - Eine Botschaft vermitteln von IBCS® vorgestellt und damit die Grundlage für die SUCCESS Formel gelegt. (zum Beitrag). Der zweite Baustein STRUCTURE - "Inhalt gliedern" kümmert sich nun um das gliedern und ordnen von Inhalten damit der Bericht nachvollziehbar und verständlich ist. Dieser Baustein gehört ebenfalls zum Block der konzeptionellen Regeln (Komposition von Inhalten)

Inhalt gliedern - STRUCTURE

Ein Bericht mit einer brillanten Botschaft (SAY) kann wirkungslos bleiben, wenn die Inhalte nicht logisch und klar gegliedert sind. Fehlt eine nachvollziehbare Struktur, dann stolpert der Leser oder das Publikum über Sprünge, Wiederholungen oder fehlende Bezüge – und die Wirkung der Botschaft geht verloren.

STRUCTURE sorgt dafür, dass Inhalte in einer verständlichen Ordnung präsentiert werden. Es ist sozusagen das Gerüst, auf dem die Botschaft ruht. Ohne Struktur ist ein Bericht leicht verwirrend, ohne roter Faden und schwierig zu erfassen.

Die fünf Regeln von STRUCTURE

🔁ST1 - Konsistente Elemente

Auflistungen und Gruppierungen jeglicher Art von Elementen (Begriffe, Bilder, Symbole usw.), die zur Organisation von Inhalten in Diagrammen, Tabellen und Texten verwendet werden, sollten nur einheitliche Elemente enthalten.

ST 1.1 Konsistente Objekte

Die Elemente einer Gruppe sollten vom gleichen Typ sein, d. h. konsistent. Konsistente Elemente können verschiedene Arten von Autos, Häusern, oder verschiedene Nationalflaggen sein, die die entsprechenden Nationen repräsentieren.

ST 1.2 Konsistente Arten von Aussagen

Eine Liste von Aussagen ist leichter verständlich, wenn alle Aussagen vom gleichen Typ sind. Also bspw. Vorschläge wie "verbessern", "reduzieren", "verhindern" nicht mischen mit Feststellungen wie "wir haben Abweichungen".

ST 1.3 Konsistente Formulierung

Strukturieren Sie alle Sätze – insbesondere in Aufzählungen – grammatikalisch konsistent,

um ein schnelleres Verständnis zu ermöglichen.

ST 1.4 Konsistente Visualisierungen

Visualisierungen wie Symbole und Bilder, die hinsichtlich ihres Layouts, ihrer Farben, Formen, Schriftarten usw. einheitlich sind – insbesondere in aufgelisteten Anordnungen – erleichtern ein schnelleres und einfacheres Verständnis.

🧱ST2 - Nicht überlappende Elemente

Elemente, die zu einer Gruppe gehören, sollten sich nicht überschneiden, d. h. sie sollten sich gegenseitig ausschließen. (ME - mutually exclusive - vom MECE Prinzip) Dies betrifft Berichtsstrukturen, Geschäftsmaßnahmen oder Strukturdimensionen.

ST 2.1 Nicht überlappende Berichtsstrukturen erstellen

Strukturieren Sie Berichte und Präsentationen so, dass sich die Teile, Kapitel, Abschnitte und Absätze nicht überschneiden.

ST 2.2 Nicht überlappende Kennzahlen

Strukturieren Sie eine Gruppe von Kennzahlen in Listen oder Berechnungen so, dass sie sich nicht überschneiden, d. h. Kennzahlen auf einer Hierarchieebene sollten disjunkt oder gegenseitig ausschließend sein.

ST 2.3 Nicht überlappende Strukturdimensionen

Die Elemente der Strukturdimensionen, die in Berichten und Präsentationen verwendet werden, sollten sich nicht überschneiden, d. h. die Elemente einer Strukturdimension sollten disjunkt sein oder sich gegenseitig ausschliessen.

🧩 ST3 - Kollektiv erschöpfende Elemente erstellen

Eine Liste von Elementen gilt als vollständig, wenn sie alle Aspekte eines übergeordneten Themas abdeckt. (CE - collectively exhaustive exclusive - vom MECE Prinzip). Beispielsweise ist die Unterteilung Europas in Deutschland, Österreich, die Schweiz nicht vollständig, da auch andere Länder zu Europa gehören.

ST 3.1 Ausführliche Argumente aufbauen

Wenn wichtige Argumente zu einer bestimmten Frage ausgelassen werden, ist die gegebene Antwort nicht erschöpfend.

ST 3.2 Erschöpfende Strukturen

Die in Diagrammen und Tabellen dargestellten Strukturelemente sollten ebenfalls vollständig sein, d. h. zusammen hundert Prozent ergeben.

🔦 ST4 - Hierarchische Strukturen aufbauen

Geben Sie Berichten und Präsentationen nach Möglichkeit eine hierarchische Struktur, um ein schnelleres Verständnis und eine vereinfachte Suche zu ermöglichen. Diese Regeln helfen Ihnen dabei, eine gute Storyline zu schreiben und zu präsentieren.

ST 4.1 Deduktive Argumentation

Das Aufzeigen deduktiver Schlussfolgerungen (logischer Ablauf) für eine bestimmte Botschaft hilft beim Aufbau hierarchischer Strukturen. Logische Abläufe beantworten immer die Frage „Warum?“ im Anschluss an die Kernbotschaft. Deduktives Denken lässt sich anwenden, um zu argumentieren und die Notwendigkeit von Maßnahmen aufzuzeigen.

ST 4.2 Induktive Argumentation

Das Anwenden induktiver Schlussfolgerungen (logische Gruppen) für eine bestimmte Botschaft hilft beim Verständnis hierarchischer Strukturen. Logische Gruppen sind homogene, sich nicht überschneidende und gemeinsam erschöpfende Argumente, die in einer Botschaft gipfeln. Dies führt zu einer überzeugenden Argumentation, die dem Bedürfnis der Adressaten nach einer leicht verständlichen logischen Struktur gerecht wird.

🗺️ ST5 – Struktur visualisieren

Nachdem Sie die Argumente hierarchisch geordnet haben, visualisieren Sie diese Struktur, um die Handlung transparent zu machen.

ST 5.1 Struktur in Berichten visualisieren

Unterstreichen Sie zur besseren Verständlichkeit die logische Struktur von Berichten und Präsentationen mit visuellen Hilfsmitteln (z. B. Gliederungen, Dashboards, Zusammenfassungen).

ST 5.2 Struktur in Tabellen / Grafiken visualisieren

Entwerfen Sie Tabellen so, dass ihre Struktur sowohl in den Spalten als auch in den Zeilen erkennbar ist.

ST 5.3 Visuelle Struktur in Notizen

Notizen sind auch leichter verständlich, wenn ihre Struktur klar dargestellt wird.

🧭Fazit: STRUCTURE gibt Rahmen uns Struktur

Mit STRUCTURE geben wir unseren Berichten und Präsentationen den notwendigen Rahmen, um Inhalte klar, nachvollziehbar und effizient zu vermitteln. Eine gute Struktur hilft, Komplexität zu reduzieren und Zusammenhänge auf den ersten Blick zu erfassen.

Sie sorgt dafür, dass Daten nicht isoliert stehen, sondern in einen logischen, leicht verständlichen Zusammenhang gebracht werden. Wer die Regeln von STRUCTURE anwendet – konsistente, nicht überlappende und kollektiv erschöpfende Elemente, klar erkennbare Hierarchien und eine sichtbare Struktur – schafft Orientierung und stärkt die Wirkung seiner Botschaft.

Im nächsten Beitrag widmen wir uns der zweiten Regelgruppe, den Perzeptuellen Regeln. Und wir beginne mit dem Baustein EXPRESS – Die richtige Visualisierung wählen.

💡Bringen Sie Ihre Berichte mit Swiss Business Analytics auf das nächste Level!

Swiss Business Analytics GmbH hilft Ihnen Ihre Daten richtig zu visualisieren um damit fundierte Entscheidungen treffen zu können. Nur so bleiben die Erkenntnisse in den Köpfen Ihrer Entscheidungsträger hängen. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Datenvisualisierung optimieren!

Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unverbindliches Beratungsgespräch und entdecken Sie, wie der effektive Einsatz von IBCS Ihre Organisation voranbringen kann.

Kontakt aufnehmen

Swiss Business Analytics GmbH – Ihr Partner für datengetriebene Lösungen.