Die SUCCESS-Formel von IBCS®: Baustein "SAY" - Eine Botschaft vermitteln

Im Juli haben wir die SUCCESS-Formel von IBCS® vorgestellt und damit den Weg bereitet für klare, verständliche und wirkungsvolle Informationsvisualisierung. (zum Beitrag). Der erste Baustein dieser Formel lautet SAY – “eine Botschaft vermitteln” aus dem Block der konzeptionellen Regeln (Komposition von Inhalten)

Eine Botschaft vermitteln - SAY

Jeder echte Bericht sollte eine Botschaft vermitteln – andernfalls bleibt er lediglich eine Sammlung von Daten. Dazu braucht es eine Einführung in das Thema sowie glaubwürdige Belege, die die Botschaft stützen.

Genau hier setzt SAY an: Ein Bericht ohne Botschaft kann zwar Daten enthalten, doch diese werden nicht verstanden, nicht erinnert und führen auch nicht zu Entscheidungen. Erst wenn Zahlen in eine klare Aussage eingebettet sind, entfalten sie ihre Wirkung.

Die fünf Regeln von SAY

🎯SA1 - Ziele und Zielgruppen kennen

Gute Berichte und Präsentationen, die eine Botschaft vermitteln, erreichen sowohl die Ziele des Verfassers (Sprechers) als auch die der Leser (des Publikums).

SA 1.1 Kenne die Ziele die der Report erfüllen soll

Geht es nur im die Information einer interessanten Entdeckung, oder soll der Leser das Problem verstehen oder gar eine Entscheidung auf Basis einer Empfehlung treffen?

SA 1.2 Kenne die Zielgruppe

Ein guter Bericht kennt die Fragen der Leser. Daher muss man die Empfänger (Funktion, Position, ...) kennen.

💬 SA2 - In die Botschaft einführen

Die Einleitung in eine Situation und die Erläuterung des gegeben Problems helfen dem Adressaten des Berichtes die Botschaft leichter zu verstehen da sie Kontext erzeugt

SA 2.1 Situation aufzeigen

Die Situation aufzeigen bedeutet, die relevanten Fakten zusammenzustellen und darzustellen. Achten Sie darauf, alle relevanten Aspekte abzudecken und einen allgemeinen Konsens über die Fakten zu erzielen.

SA 2.2 Problem erklären

Erläutern sie nun, was die Ursachen für die Situation sind. Dadurch soll auf ein interessantes, kritisches oder sogar gefährliches Problem aufmerksam gemacht werden.

SA 2.3 Fragen aufwerfen

Die Frage die jetzt aufgeworfen wird, soll auf die Lösung des Problems abzielen. Also, was muss getan werden, um das Ziel zu erreichen?

📚 SA3 - Botschaft übermitteln

Die in SA 3.2 aufgeworfene Frage wird in diesem Punkt beantwortet. Diese Botschaft wird dann später im Bericht ausführlich erläutert.

SA 3.1 Erkennen, erklären, vorschlagen (Detect, Explain, Suggest)

Beim Erkennen wird eine Kennzahl aufgezeigt, (Der Umsatz liegt 5 MEUR unter Plan...), eine Erklärung geliefert warum das so ist (...wegen eines 10% Rückgangs bei ...) und dann eine Empfehlung abgegeben (... daher sollten wir...) um das Problem zu beseitigen

SA 3.2 Die Nachricht zuerst

Diese Botschaft steht erster Stelle und wird anschließend belegt. Für die Leser oder das Publikum ist es schwieriger, der Argumentation zu folgen, wenn die Botschaft erst am Ende kommt.

🔦 SA4 - Botschaft unterstützen

Eine Botschaft gewinnt an Gewicht, wenn sie mit Belegen untermauert wird.

SA 4.1 Nachweis erbringen

Unterstützen Sie Ihre Botschaft mit Fakten und Zahlen (in Diagrammen, Tabellen, etc.), um sie zu untermauern. Wenn möglich, sollte eine Bericht die Botschaft des Redners selbst erklären oder belegen.

SA 4.2 Präzise Formulierungen verwenden

Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie "signifikante Abweichung" oder "bedeutsamer Rückgang". Die Verwendung von Zahlen und Fakten verhindert dies.

SA 4.3 Hervorheben von Nachrichten

Heben Sie Daten in Diagrammen und Tabellen visuell hervor. Dies erleichtert das Verständnis und reduziert die Zeit, die zum Verstehen komplexer Sachverhalte benötigt wird. Objekte und Seiten ohne Hervorhebungsindikatoren sind eher eine Statistik

als ein Bericht.

SA 4.4 Quellenangaben

Die Angabe von Quellen für das präsentierte Material erhöht die Glaubwürdigkeit.

SA 4.5 Kommentare verlinken

Verwenden Sie Kommentare in schriftlichen Berichten und Handouts, um Erläuterungen, Schlussfolgerungen und ähnliche Aussagen hinzuzufügen.

🚀 SA5 – Botschaft zusammenfassen

Beenden Sie eine Präsentation oder einen Bericht mit der Gesamtbotschaft, einschließlich der nächsten Schritte und einer Erläuterung der Konsequenzen.

SA 5.1 Nachricht wiederholen

Die Wiederholung der Botschaft vom Anfang der Präsentation hilft dem Publikum, die Qualität der Argumentation zu überprüfen, und schließt den Kreis der Präsentation.

SA 4.2 Präzise Formulierungen verwenden

Beenden Sie Berichte mit Vorschlägen für zu treffende Entscheidungen und einer

Erläuterung ihrer Konsequenzen.

🚀Fazit: SAY als Fundament klarer Kommunikation

Mit SAY legen wir den Grundstein für die SUCCESS-Formel: Eine Botschaft vermitteln bedeutet, Ziele und Zielgruppe zu kennen, die Botschaft sauber einzuführen, klar auszusprechen, mit Belegen zu stützen und am Ende zusammenzufassen.

So wird aus einer Datensammlung ein echter Bericht – einer, der verstanden wird, überzeugt und zum Handeln führt.

Im nächsten Beitrag widmen wir uns dem zweiten Baustein der SUCCESS-Formel: STRUCTURE – Inhalt gliedern.

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