Praxisbeispiel "SaaS Sales Dashboard"

Der Use Case:

Als Revenue Manager / CFO möchte ich in der Lage sein, Monthly Recurring Revenue (MRR) und Annual Recurring Revenue (ARR) transparent über Kunden, Produkte und Zeiträume hinweg zu analysieren, damit ich das Wachstum des Unternehmens überwachen, Umsatztreiber identifizieren und fundierte strategische Entscheidungen treffen kann.

Das MRR- und ARR-Reporting stellt die wiederkehrenden Umsätze des Unternehmens konsistent und nachvollziehbar dar. Ziel ist es, eine einheitliche Datenbasis für alle relevanten Stakeholder (z. B. Finance, Sales, Management) zu schaffen und in einem "SaaS Sales Dashboard" zu visualisieren.

Dabei sollen folgende Anforderungen erfüllt werden:

• Klare Definition und Abgrenzung von MRR und ARR (inkl. Neubuchungen, Expansion, Downgrade, Churn)

• Zeitliche Entwicklung (Monat, Jahr, Trends)

• Analyse nach Dimensionen wie Kunde, Produkt, Region und Vertriebskanal

• Transparenz über Bewegungen (z. B. New Business, Upsell, Churn)

  
  

Das Reporting dient als zentrale Grundlage zur Steuerung von Wachstum, zur Bewertung der Kundenentwicklung sowie zur Ableitung operativer und strategischer Maßnahmen. Die Visualisierungen müssen auf dem IBCS Standard basieren und Visuals von Zebra BI verwenden.

Die Umsetzung des "SaaS Sales Dashboard":

Overview

Die erste Berichtsseite zeigt ein Management-Dashboard zur Steuerung von MRR/ARR mit Fokus auf Wachstumstreiber, Kundenentwicklung und Umsatzbewegungen inklusive Berichtskommentierung.

Zentrale Aussage der Seite

👉 Das Geschäft wächst stark (+46% MRR/ARR), getrieben durch Neukunden und Expansion – jedoch mit erkennbaren Risiken in der Retention und zum Jahresende.

Herleitung der Aussage (SAY-Logik)

1. Starkes Wachstum auf Top-Level

• MRR und ARR wachsen signifikant (+46% YoY)

• Sowohl:

  • Kundenanzahl ↑

  • MRR pro Kunde ↑

👉 Wachstum ist breit abgestützt (Volumen + Wert)

2. Wachstumstreiber sind klar identifizierbar

• Haupttreiber:

  • New Business

  • Upsell / Cross-Sell

• Net New insgesamt deutlich positiv

👉 Das Geschäftsmodell funktioniert operativ sehr gut

3. Wachstum ist über das Jahr hinweg dynamisch

• Mehrere starke Monate (z. B. Mai, August)

• Positive Net-New-Trends über weite Strecken

👉 Momentum im Geschäft vorhanden

4. Aber: Erste Warnsignale sichtbar

• Churn und Downsell vorhanden

• Rückgang im Dezember (Net New negativ)

• Kommentare weisen auf:

  • Retention-Schwächen

  • Operative Probleme hin

👉 Wachstum ist nicht vollständig stabil

5. Qualität des Wachstums differenziert betrachten

• Neue Kunden + steigender MRR pro Kunde → positiv

• Aber:

  • Churn (Logos & MRR) vorhanden

  • Risiko bei wertvollen Kunden nicht auszuschließen

👉 Frage verschiebt sich von:„Wachsen wir?“ → „Wachsen wir nachhaltig?“

Sales type performance und Sales type trend

Die ersten beiden Grafiken zeigen den Kern der Umsatzentwicklung.  – sie zeigen, woher die Veränderung von MRR/ARR kommt und wie sie sich über die Zeit entwickelt.

Die vertikale Visualisierung der Actuals, Previous Year und der Planwerte in einem vertikalen Wasserfalldiagramm zeigt Absolutwerte und die Abweichungen nach Sales Types der Subscriptions im Neu- und Bestandskundengeschäft und damit die Treiber für mein Geschäft.

Das horizontale Säulendiagramm zeichnet den zeitlichen Verlauf. Zusammen mit der Kommentierung wird aus der analytischen Anwendung ein Bericht. Die Kommentierung lenkt den Fokus des Berichtsemfängers auf das wesentliche und gibt Erklärungen und/oder Handlungsempfehlungen.

KPI Übersicht

Die KPI-Kacheln (Executive Summary) des Dashboards wird der der aktuelle Status des Geschäfts komprimiert und entscheidungsorientiert dargestellt. Der Bereich liefert die Gesamtbewertung des Geschäfts und beantwortet die zentrale Frage:

„Wie steht unser Recurring Revenue Geschäft aktuell da – und wodurch wächst es?“

MRR (Monthly Recurring Revenue)

• Wie hoch ist der aktuelle monatlich wiederkehrende Umsatz

• Wie stark wächst das Kerngeschäft

ARR (Annual Recurring Revenue)

• Annualisierte Sicht auf den Umsatz

• Wichtig für Bewertung, Planung und Investorenperspektive

Companies (Kundenanzahl)

• Entwicklung der Kundenbasis

• Grundlage für Wachstum durch:

MRR per Company

• Durchschnittlicher Umsatz pro Kunde

• Indikator für Monetarisierung und Upsell / Pricing Power

Diese vier Kennzahlen bilden ein geschlossenes Steuerungsmodell:

• MRR = Kundenanzahl × MRR pro Company

👉 Daraus ergeben sich zwei Wachstumshebel:

1. Mehr Kunden (Companies ↑)

2. Mehr Umsatz pro Kunde (MRR/Company ↑)

Nutzen des Bereichs

1. Schnelle Management-Orientierung

• Innerhalb von Sekunden sichtbar:

  • Wachstum ja/nein?

  • Stärke des Geschäfts?

2. Trennung der Wachstumstreiber

• Wachstum kommt aus:

  • Volumen (Kunden)

  • Wert (Umsatz je Kunde)

Der Bereich liefert die komprimierte Gesamtbewertung des Geschäfts und beantwortet die zentrale Frage:

👉 „Wie steht unser Recurring Revenue Geschäft aktuell da – und wodurch wächst es?“

New Companies und Churn

Diese beiden Diagramme auf der rechten unteren Seite zeigen die dynamische Entwicklung der Kundenbasis und deren Qualität. Inhaltlich geht es hier um die zwei zentralen Hebel im Subscription-Business:

👉 Wachstum (Neukunden & Monetarisierung)

👉 Verlust (Churn in Menge & Wert)

New companies and MRR per company trends

• Balken: Anzahl neuer Kunden pro Monat

• Linie: MRR pro Kunde (durchschnittlicher Umsatz je Kunde)

Dieses Visual verbindet zwei Perspektiven. Kundenwachstum (Wie viele neue Kunden werden gewonnen?) und Monetarisierung (Wie viel Umsatz bringt ein durchschnittlicher Kunde?). Damit kann die "Qualität" des Wachstums beurteilt werden. Viele neue Kunden + niedriger MRR → „schwaches Wachstum“. Weniger Kunden + hoher MRR → „hochwertiges Wachstum“

Churn Logo and Churn MRR trends

• Balken: Anzahl verlorener Kunden (Churn Logos)

• Linie: verlorener Umsatz (Churn MRR)

Interpretation

a) Kundenverlust (Menge)

• Wie viele Kunden kündigen?

b) Umsatzverlust (Wert)

• Wie viel Umsatz geht verloren?

Diese Trennung ist entscheidend. Viele kleine Kunden churnen (→ viele Logos, aber wenig MRR-Verlust). Wenige große Kunden churnen (→ wenig Logos, aber hoher MRR-Verlust)

Damit können Retention-Probleme und Risiken im Key Account Bereich rasch erkannt und strukturelle Schwächen im Kundenportfolio aufgedeckt werden.

MRR by Account Manager

Die zweite Berichtsseite lenkt die Aufmerksamkeit des MRR auf von der Gesamtsteuerung auf die operative Vertriebsperformance – konkret auf Sales Methoden, Account Manager und Kunden.

👉 Die zentrale Frage hier lautet:

Wer im Vertrieb trägt wie stark zum MRR-Wachstum bei – und wodurch?

KPI-Übersicht

• Net New (16M)

• New (8M)

• Upsell (8M)

• Cross-sell (2M)

  
  

👉 Interpretation:

• Wachstum ist gleichmäßig verteilt auf New und Upsell

• Cross-Sell spielt eine kleinere, aber stark wachsende Rolle

Das nach Sales Methoden und Account Manager verschachtelte Balkendiagramm lässt auf einen Blick gut erkennen, dass in der Kennzahl "Net New" die Sales Methode "Active" im Vergleich zum Vorjahr sehr gut performt während bei "Passive" und speziell bei "Other" eine deutlich negative Entwicklung zu verzeichnen ist. Ein Cross Filtering auf die Sales Methode "Other" identifiziert die betroffenen Kunden die nun gezielt betreut werden müssen.

Fazit: 👉 Das Wachstum ist stark, aber ungleich verteilt – wenige Account Manager treiben den Erfolg, während andere Bereiche deutlich zurückfallen.

MRR by Product

Die dritte Berichtsseite verlagert die Perspektive auf die Portfoliosteuerung und beantwortet die zentrale Frage:

👉 Welche Produktgruppen und Produkte treiben unser MRR-Wachstum – und welche entwickeln sich kritisch

Wichtige Erkenntnisse auf Portfolio-Ebene

a) CRM Software = größter Umsatzblock

• Höchster Anteil (~40%)

• Solides Wachstum

👉 Stabiler Kern des Geschäfts

b) Cloud Storage = starker Wachstumstreiber

• Sehr hoher Zuwachs (+63M)

• Getrieben durch:

  • CloudVault Pro (dominant)

👉 Klarer Fokusbereich für Skalierung

c) Productivity Software = dynamisch wachsend

• Stärkstes Wachstum gesamt (+67M)

• Mehrere Produkte tragen bei:

  • SpeedBooks Cloud

  • GalaxyWorks

  • InboxChimp

👉 Breite Wachstumsbasis

d) Project Management = schwach

• Geringer Anteil (~5%)

• Teilweise stagnierend oder negativ

👉 Kandidat für:

• Portfolio-Review

• Priorisierungsentscheidungen

Die Darstellung des zeitlichen Verlaufs mit Hilfe des "Small Multiples Visual" bringt weitere Erkenntnisse zu Tage. Ein "Small Multiple Visual" ist eine ausgezeichnete Möglichkeit die ansonsten verwendeten gestapelten Liniendiagramme (die in Spaghetti Diagrammen enden) sinnvoll zu ersetzen und damit Verläufe über die Zeit von Attributen (wie hier Produkte) zu visualisieren.

Wachstumsprodukte

• CloudVault Pro → kontinuierlich wachsend

• SpeedBooks Cloud → stark steigende Dynamik

👉 Produkte mit Product-Market-Fit und Skalierungspotenzial

Stagnierende / rückläufige Produkte

• StoreVista → leichter Rückgang

• NexusProspect → deutlich negativ

• TaskSphere → rückläufig

👉 Hinweis auf:

• Marktprobleme

• Wettbewerb

• Produkt-Schwächen

Fazit: 👉 Das Wachstum ist produktseitig konzentriert – wenige starke Lösungen treiben den Erfolg, während Teile des Portfolios an Relevanz verlieren.

🧭Fazit zur Umsetzung der User Story

👉 Die User Story wurde in ein durchgängiges, entscheidungsorientiertes Reporting übersetzt, das insbesondere durch konsequentes Storytelling und die Anwendung von IBCS-Prinzipien überzeugt.

Im Zentrum steht nicht die isolierte Darstellung von MRR und ARR, sondern eine klar aufgebaute Datenstory, die den Nutzer logisch durch die Analyse führt: von der Gesamtentwicklung über die zugrunde liegenden Treiber bis hin zu den konkreten Ursachen entlang von Vertrieb, Kunden und Produkten. Dadurch wird verständlich, wie und warum sich das Geschäft entwickelt.

Die Struktur folgt dabei einem konsistenten narrativen Aufbau (Overview → Detail → Ursache) und ermöglicht es, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen und einzuordnen. Ergänzende Kommentierungen verstärken diesen Storytelling-Ansatz, indem sie Zahlen direkt in einen geschäftlichen Kontext setzen

Ein wesentlicher Mehrwert liegt in der konsequent treiberorientierten Logik: Wachstum und Rückgang werden systematisch nach ihren Einflussfaktoren strukturiert, wodurch klar erkennbar wird, woher Veränderungen kommen und wo Handlungsbedarf besteht. Diese Sichtweise ermöglicht es, das Geschäft aktiv zu steuern, anstatt es lediglich zu beobachten.

Gleichzeitig sorgt die konsequente Anwendung von IBCS-Prinzipien für Klarheit und Vergleichbarkeit:

• Einheitliche Darstellung von Abweichungen und Entwicklungen

• Klare visuelle Trennung von positiven und negativen Effekten

• Konsistente Verwendung von Strukturen und Darstellungslogiken über alle Seiten hinweg

👉 Dadurch entsteht eine hohe semantische Qualität, die Missverständnisse reduziert und die Interpretation vereinfacht.

👉 In Summe wird die User Story nicht nur funktional erfüllt, sondern qualitativ auf ein höheres Niveau gehoben: Das Reporting verbindet Storytelling mit standardisierter Visualisierung und wird so zu einem wirkungsvollen Instrument für fundierte Entscheidungen und aktive Steuerung.

💡Bringen Sie Ihre Berichte mit Swiss Business Analytics auf das nächste Level!

Swiss Business Analytics GmbH hilft Ihnen Ihre Daten richtig zu visualisieren um damit fundierte Entscheidungen treffen zu können. Nur so bleiben die Erkenntnisse in den Köpfen Ihrer Entscheidungsträger hängen. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Datenvisualisierung optimieren!

Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unverbindliches Beratungsgespräch und entdecken Sie, wie der effektive Einsatz von IBCS Ihre Organisation voranbringen kann.

Kontakt aufnehmen

Swiss Business Analytics GmbH – Ihr Partner für datengetriebene Lösungen.