Die SUCCESS-Formel von IBCS®: Baustein "UNIFY" - Semantische Notation anwenden

Der Baustein UNIFY greift die konzeptionellen Regeln SAY und STRUCTURE sowie die perzeptuellen Regeln EXPRESS, SIMPLIFY, CONDENSE und CHECK auf und führt diese in dem Notationsstandard von IBCS® zusammen.

Semantische Notation anwenden - UNIFY

UNIFY deckt alle Aspekte der Anwendung semantischer Notation in Berichten, Präsentationen und Dashboards ab. Die Anwendung semantischer Notation bedeutet, dass Berichte diesem Leitprinzip folgen: Ähnliche Inhalte sollten auf ähnliche Weise visualisiert werden; was gleich aussieht, sollte auch dasselbe bedeuten.

In vielen Fachdisziplinen wie Ingenieurwesen, Musik und Architektur sind semantische

Notationsstandards eine Selbstverständlichkeit. In der Welt der Geschäftskommunikation fehlen solche Notationsstandards, was einer der Hauptgründe dafür ist, dass Managementberichte schwer zu verstehen sind.

Dieses Kapitel behandelt semantische Regeln für alle wichtigen und häufig wiederkehrenden Aspekte der Bedeutung im Kontext der Geschäftskommunikation, wie Terminologie (Wörter, Abkürzungen, Zahlenformate), Beschreibungen (Meldungen, Titel, Legenden), Dimensionen (Maße, Szenarien, Zeiträume), Analysen (Vergleiche und Abweichungen) und Indikatoren für Hervorhebungen, Skalierungen und andere Zwecke.

Die fünf Regeln von UNIFY

⚖️UN1 - Terminologie vereinheitlichen

Begriffe sind der nicht-visuelle Teil der Geschäftskommunikation. Einheitliche Begriffe und Abkürzungen sowie einheitliche Formate für Zahlen, Einheiten und Daten beschleunigen das Verständnis.

UN 1.1 Begriffe und Abkürzungen vereinheitlichen

Die Standardisierung von Begriffen und Abkürzungen in Berichten und Präsentationen wird erreicht durch die Verwendung einer eindeutigen Sprache und die Vereinheitlichung der Begriffsverwendung (Glossar) innerhalb einer Organisation. Vereinheitlichen, kompilieren und erläutern Sie alle Begriffe und Abkürzungen in einem übersichtlichen Unternehmensglossar mit Abkürzungen und Definitionen.

UN 1.2 Zahlen, Einheiten und Datumsangaben vereinheitlichen

Vereinheitlichen Sie die Formate für Zahlen, Einheiten und Datumsangaben innerhalb einer Organisation. Dies verbessert die Lesbarkeit.

📘UN2 - Beschreibungen vereinheitlichen

Beschreibungen sind Textelemente, die die visuellen Elemente in Berichten, Präsentationen und Dashboards beschreiben und so das Verständnis erleichtern. Im Folgenden werden einheitliche Layouts für alle Arten von Beschreibungen vorgeschlagen.

UN 2.1 Nachrichten vereinheitlichen

Die Botschaft, die der Autor dem Leser oder Publikum vermitteln möchte (siehe auch Blogbeitrag SAY),  wird am besten verstanden, wenn die Position und das Layout der Botschaft derselben Struktur "Detect-Explain-Suggest" entsprechen.

UN 2.2 Titel vereinheitlichen

Titel identifizieren den Inhalt von Seiten und deren Objekte in ihrer Gesamtheit, ohne etwas auszulassen, was zum Verständnis des Inhalts erforderlich ist. Titel enthalten keine bewertenden Aspekte wie Interpretationen, Schlussfolgerungen oder Aussagen.

UN 2.3 Position von Legenden und Beschriftungen vereinheitlichen

Eine standardisierte Notation von Legenden und Beschriftungen verbessert die Lesbarkeit und beschleunigt das Verständnis von Diagrammen. Beschriftungen und Legenden direkt am Datenpunkt vereinfachen die kognitive Wahrnehmung.

UN 2.4 Kommentare vereinheitlichen

Kommentare beschreiben vor allem in statischen Berichten andere Elemente (z. B. Definitionen von Datenreihen) und Objekte wie Diagramme und Tabellen. Das Verständnis wird verbessert, wenn sich Kommentare direkt auf die visuelle Darstellung beziehen. Daher werden Kommentare zu einem Objekt (z. B. einem Diagramm) nach Möglichkeit in dieses Objekt integriert.

UN 2.5 Einheitliche Fussnoten

Fußnoten enthalten allgemeine Erläuterungen, Erklärungen von Abkürzungen und Informationen, die die Glaubwürdigkeit des Inhalts erhöhen, wie beispielsweise Quellenangaben oder das Datum des Abrufs und des Drucks. Platzieren Sie Fußnoten am unteren Rand einer Seite.

🧠UN3 - Dimensionen vereinheitlichen

Daten in Berichten, Präsentationen und Dashboards können aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden, die als Dimensionen bezeichnet werden. Beispielsweise bilden alle Geschäftskennzahlen wie Umsatz, Gewinn, Marge usw. eine Kennzahlendimension, alle Monate, Quartale, Jahre usw. eine Zeitdimension. Die Identifizierung von Dimensionen durch einheitliche Visualisierung erleichtert das Verständnis.

UN 3.1 Kennzahlen vereinheitlichen

Geschäftskennzahlen wie Umsatz, Gewinn, Marge usw. beschreiben, berichten und berechnen Geschäftssituationen. Eine standardisierte Notation hilft dabei, die spezifischen Merkmale von Kennzahlen zu verstehen, z. B. ob es sich um Basiskennzahlen oder berechnete Kennzahlenverhältnisse handelt, ob sie Wert- oder Volumenzahlen, Fluss- oder Bestandszahlen darstellen oder ob sie sich positiv oder negativ auswirken.

UN 3.2 Szenarien vereinheitlichen

Szenarien repräsentieren verschiedene Ebenen eines Geschäftsmodells. Typische Szenarien sind „Ist“, „Vorjahr“, „Plan“ und „Prognose“. Häufig werden Vergleiche und Abweichungen zwischen verschiedenen Szenarien dargestellt, um Geschäftseinblicke zu gewinnen.

Bei der Analyse von Diagrammen und Tabellen ist es sehr wichtig, schnell zu erkennen, ob es sich um gemessene, erwartete oder fiktive Daten handelt.

Leser von IBCS-konformen Berichten können dies Szenariotypen Ist (Gefüllt schwarz), Vorjahr (Gefüllt Grau), Plan (Gerahmt Schwarz) oder Prognose (Schraffiert Schwarz) visuell anhand der Flächenfüllung eines Visualisierungselements erkennen, ohne die Beschriftungen lesen zu müssen.

UN 3.3 Zeiträume vereinheitlichen - horizontale Achsen verwenden

Die Verwendung von Standardnotationen für Zeiträume (für Flussmessungen) und Zeitpunkte (für Bestandsmessungen) ist wichtig, da sie häufig in allen Formen der Geschäftskommunikation verwendet werden. Dies erfordert Standardnotationen für die visuelle Darstellung von Zeit, Zeiträumen und Zeitpunkten sowie Abkürzungen und in Diagrammen mit horizontalen Zeitachsen.

UN 3.4 Strukturdimensionen vereinheitlichen - vertikale Achsen verwenden

Strukturdimensionen sind alle Dimensionen, die keine Maße, Szenarien oder Zeiträume sind. In vielen Fällen werden die folgenden Strukturdimensionen verwendet: Regionen, Organisationseinheiten, Produkte, Kunden, Kanäle und Konten.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Symbole, wenn dies zur Unterscheidung von Strukturdimensionen hilfreich ist.

📊 UN4 - Analysen vereinheitlichen

Analysen werden durchgeführt, um bestimmte Geschäftssituationen zu verstehen, z. B. um die größten Abweichungen von einem Plan zu ermitteln oder den Monatsdurchschnitt zu berechnen. Dieser Abschnitt umfasst Analysen zu verschiedenen Dimensionen wie Szenarioanalysen, Zeitreihenanalysen und Strukturanalysen.

UN 4.1 Vereinheitlichte Szenarioanalysen

Analysieren Sie Szenarien, indem Sie sie vergleichen und ihre absoluten und relativen

Abweichungen berechnen. Notationsstandards für Szenarioanalysen umfassen die Kennzeichnung von Abweichungen und die semantische Gestaltung von Diagrammelementen wie Spalten, Balken und Achsen.

UN 4.2 Zeitreihenanalysen vereinheitlichen

Verwenden Sie eine einheitliche Notation für Zeitreihenanalysen wie Jahres-zu-Jahres-Analysen, gleitende Analysen und zeitliche Indizierung innerhalb einer Organisation.

UN 4.3 Strukturanalysen vereinheitlichen

Die Notation für Strukturanalysen umfasst Mittelwertbildung, Rangfolge, Auswahl, Indizierung und Normalisierung.

Struktureller Durchschnitt

Der Begriff „Durchschnitt“ bezieht sich in der Regel auf den Mittelwert verschiedener Werte. Typische strukturelle Durchschnittswerte sind Durchschnittswerte nach Produkt, Durchschnittswerte nach Land und Durchschnittswerte nach Kunde. Visualisieren Sie Analysen, die strukturelle Durchschnittswerte zeigen, mit einem angehängten oder vorangestellten „⌀“-Zeichen. Fügen Sie bei Bedarf eine Hilfslinie hinzu.

Ranking

Ranking-Analysen beziehen sich auf absteigende oder aufsteigende Rangfolgen von Strukturelementen. Wörter können in alphabetischer Reihenfolge, Zahlen in numerischer Reihenfolge angeordnet werden. Fügen Sie gegebenenfalls ein Pfeilzeichen zu den Rangfolgen hinzu, z. B. „Ländernamen↓“ oder „Produktverkäufe↑“.

Auswahl

Die Auswahl der Strukturanalyse bezieht sich auf das Ranking der Strukturanalyse, das im Allgemeinen verwendet wird, um entweder die maximalen (schnellsten, teuersten) Elemente oder die minimalen (langsamsten, günstigsten) Elemente zu bestimmen. Die Top Ten, die letzten zehn, das erste Quartil, das letzte Perzentil usw. sind gängige Formen der Auswahl.

Strukturell Indexierung

Die strukturelle Indizierung stellt alle Elementwerte im Verhältnis zum Wert eines ausgewählten Referenzelements (100 %) dar. Typische Referenzelemente sind der Mittelwert, der Maximalwert oder ein bestimmtes Element in einer bestimmten Struktur, z. B. „Deutschland = 100 %”. Um die strukturelle Indizierung zu visualisieren, positionieren Sie eine schwarze Pfeilspitze in der Nähe des Indizierungspunkts. „100 %“ oder „100“ wird neben der Pfeilspitze geschrieben. Fügen Sie gegebenenfalls eine Hilfslinie hinzu.

Strukturelle Normalisierung

Strukturelle Normalisierung bezieht sich auf den Vergleich mehrerer Anteile eines Ganzen, z. B. Anteile des Exports in verschiedene Länder. Indizierung und Normalisierung sind ähnliche Analysen, wobei sich die Indizierung auf ein Element (z. B. ein ausgewähltes Land) und die Normalisierung auf die Gesamtheit mehrerer Teile (z. B. Länderumsätze in % der Europaumsätze) bezieht. Um die strukturelle Normalisierung zu visualisieren, fügen Sie eine Hilfslinie hinzu, die 100 % darstellt. Positionieren Sie eine schwarze Pfeilspitze an einem Ende der Hilfslinie. „100 %” oder „100” wird neben der Pfeilspitze geschrieben.

📈 UN5 – Indikatoren vereinheitlichen

Indikatoren in Berichten und Präsentationen dienen unterschiedlichen Zwecken, z. B. Hervorhebung und Skalierung. Die Verwendung des Indikators mit dem gleichen Design für den gleichen Zweck hilft dabei, die Situation viel schneller zu erkennen.

UN 5.1 Hervorhebungen und Indikatoren vereinheitlichen

Die zu vermittelnde Botschaft sollte auf der jeweiligen Seite durch geeignete visuelle Mittel hervorgehoben werden. Hervorhebungselemente verstärken die Bedeutung und Wichtigkeit anderer Elemente. Verwenden Sie innerhalb einer Organisation einheitlich gestaltete Hervorhebungselemente, um zu unterstützen, Unterschiede und Trends zu visualisieren, Werte zu unterstreichen, auf einen Verweis hinzuweisen oder Kommentare zu verknüpfen.

Unterschiedsmarker

Heben Sie Unterschiede in Diagrammen hervor, indem Sie zwei parallele Hilfslinien verwenden, um die jeweiligen Längen von zwei Spalten oder Balken auf einheitlich gestaltete Differenzmarkierungen zu projizieren, die den Abstand zwischen den beiden Hilfslinien hervorheben. Differenzmarkierungen, die eine positive Auswirkung auf geschäftliche Aspekte (z. B. Gewinn) darstellen, sind grün gefärbt; Differenzmarkierungen, die eine negative Auswirkung auf geschäftliche Aspekte (z. B. Verlust) darstellen, sind rot gefärbt.

Trend Pfeile

Einheitlich gestaltete Pfeile können Trends in Diagrammen hervorheben. Positionieren Sie Trendpfeile so, dass sie die Richtung des Trends mit der entsprechenden Steigung deutlich hervorheben. Durch Hinzufügen einer Zahl und einer Bezeichnung für die Berechnungsmethode (z. B. CAGR: 10,8 %) erhalten Sie zusätzliche Informationen.

Trendpfeile, die einen positiven Trend darstellen, sind grün gefärbt; Trendpfeile, die eine

negative Auswirkung auf geschäftliche Aspekte (z. B. Verlust) darstellen, sind rot gefärbt.

Hervorhebungsellipsen

Verwenden Sie einheitlich gestaltete Mittel zur Hervorhebung einzelner Werte. Hervorhebungsellipsen sind eine gute Wahl. Gute Gründe für die Hervorhebung einzelner Werte sind z. B. die Hervorhebung von Aussagen oder oder oder die Hervorhebung zusätzlicher Werte.

Kommentarverweise

Verwenden Sie einheitlich gestaltete Kommentarverweise um Kommentare mit den entsprechenden Werten oder Positionen in einem Diagramm oder einer Tabelle zu verknüpfen

UN 5.2 Skalierungsindikatoren vereinheitlichen

Die richtige Skalierung ist für die Erstellung aussagekräftiger Diagramme sehr wichtig. Es gibt mehrere semantische Skalierungsindikatoren, um schwierige Skalierungsprobleme zu lösen. Verwenden Sie bei Bedarf Skalierungslinien und Skalierungsbänder

UN 5.3 Ausreisserindikatoren vereinheitlichen

Manchmal können Werte (meist relative Abweichungen) im Vergleich zu anderen Werten sehr groß sein. Wenn ein solcher Ausreißer für das Geschäft nicht wichtig ist, z. B. eine große relative Abweichung eines kleinen Wertes, skalieren Sie nicht das gesamte Diagramm auf diesen Ausreißer, sondern visualisieren Sie unwichtige Ausreißer mit einheitlich gestalteten Ausreisserindikatoren.

🧭Fazit: UNIFY als Rückgrat verständlicher Geschäftskommunikation

Der  IBCS®-Baustein UNIFY bildet das verbindende Element der IBCS®-Logik. Er übersetzt die konzeptionellen Regeln SAY und STRUCTURE sowie die perzeptuellen Regeln EXPRESS, SIMPLIFY, CONDENSE und CHECK in einen konsistenten, organisationseinheitlichen Notationsstandard. Damit adressiert UNIFY eines der zentralen Probleme der Managementkommunikation: fehlende semantische Eindeutigkeit.

UNIFY macht deutlich, dass gute Visualisierung bei klar definierten und standardisierten Bedeutungen beginnt. Einheitliche Terminologie, standardisierte Beschreibungen, konsistente Dimensionen, vergleichbare Analysen und wieder erkennbare Indikatoren sorgen dafür, dass Leser Inhalte intuitiv erfassen können – ohne jedes Mal neu „lesen lernen“ zu müssen. Was gleich aussieht, bedeutet dasselbe. Und genau das reduziert kognitive Last erheblich.

Besonders wirkungsvoll ist UNIFY dort, wo Berichte regelmäßig genutzt werden: im Management-Reporting, in Dashboards und in Präsentationen mit Entscheidungsrelevanz. Die konsequente Anwendung der Regeln schafft Vertrauen in Zahlen, beschleunigt Analysen und erhöht die Qualität von Entscheidungen. Gleichzeitig ermöglicht UNIFY Skalierbarkeit: Neue Berichte, zusätzliche Kennzahlen oder weitere Organisationseinheiten fügen sich nahtlos in ein bestehendes visuelles System ein.

Zusammengefasst: UNIFY ist kein kosmetischer Standard, sondern eine semantische Disziplin. Wer UNIFY ernsthaft umsetzt, etabliert eine gemeinsame visuelle Sprache im Unternehmen – vergleichbar mit Notationsstandards in Ingenieurwesen oder Musik. Damit wird Geschäftskommunikation nicht nur schöner, sondern vor allem klarer, schneller und wirksamer.

Damit schliesst sich der Kreis der SUCCESS Formel von IBCS.

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